Bản đồ tải giúp quản lý nhận diện mất cân bằng nguồn lực

So sánh mức tải với mục tiêu phù hợp giúp nhận ra xu hướng quá tải hoặc dư nguồn lực; hãy kiểm tra nguyên nhân và năng lực trước khi phân việc.

Phân việc đều chưa chắc tạo ra mức tải cân bằng

Trong một nhóm sáu người, có người thường xuyên phải xử lý việc gấp, có người chờ đầu vào từ bộ phận khác. Số lượng nhiệm vụ có thể tương đương, nhưng thời gian và mức độ phức tạp của công việc khác nhau.

Nếu chỉ nhìn vào ai trả lời nhanh hoặc ai luôn báo bận, quản lý khó biết sự phân bổ hiện tại có hợp lý không. Bản đồ tải công việc giúp đưa thêm dữ liệu vào việc xem xét nguồn lực.

Mức tải được xác định theo một mốc phù hợp

Theo V4, cân bằng tải được tính bằng cách so sánh giờ tạo giá trị trung bình mỗi ngày với mục tiêu của phòng hoặc cá nhân. Mục tiêu và biên lệch có thể được cấu hình để phù hợp với điều kiện làm việc.

Ví dụ minh họa với mục tiêu 6,4 giờ mỗi ngày và biên lệch 20%:

Đây là tín hiệu về mức sử dụng thời gian trên máy so với mục tiêu. Người có chỉ số thấp có thể đang chờ phê duyệt, gặp khách hàng hoặc làm nhiệm vụ ngoài máy. Người có chỉ số cao có thể đang xử lý một đợt công việc ngắn hạn. Cần kiểm tra bối cảnh trước khi phân việc.

Từ nhận diện đến trao đổi và điều chỉnh

Khi một thành viên liên tục vượt mục tiêu, quản lý có thể xem lại khối lượng nhiệm vụ và những công việc phụ đang chiếm thời gian. Sau đó trao đổi để hiểu phần nào có thể giảm, dời hoặc chuyển cho người phù hợp.

Với thành viên còn dư nguồn lực, cần đối chiếu kỹ năng, nhiệm vụ hiện có và các điều kiện phụ thuộc. Một công việc chuyên môn cao không thể chuyển chỉ vì người khác có thời gian trống.

Sau khi điều chỉnh, quản lý tiếp tục xem xu hướng tải và tiến độ. Mục đích là giảm việc dồn lên một người đồng thời giữ chất lượng đầu ra của đội.

Nhìn xu hướng thay vì kết luận từ một ngày

Một ngày bận có thể nằm trong kế hoạch bình thường. Tình trạng quá tải kéo dài đáng được chú ý hơn vì có thể ảnh hưởng đến khả năng duy trì nhịp làm việc. Các cảnh báo là tín hiệu để hỗ trợ và trao đổi, cần được đọc cùng hoàn cảnh của thành viên.

Xem video để hiểu cách đọc bản đồ tải và đưa dữ liệu vào quyết định phân bổ công việc.