Phần mềm đã mua có đang được sử dụng hiệu quả?

Một tài khoản vài trăm nghìn hay một công cụ vài triệu mỗi tháng có thể chưa gây chú ý. Khi hàng chục phần mềm cùng gia hạn, những bản quyền ít được dùng có thể trở thành khoản chi khó nhìn thấy.

Từ danh sách phần mềm đến dữ liệu sử dụng

Hai video cùng khai thác bài toán này: doanh nghiệp cần biết công cụ nào thực sự được sử dụng, thay vì chỉ biết đã mua bao nhiêu. Nội dung giới thiệu hướng đối chiếu số người dùng thực tế trong 30 ngày với số bản quyền đã mua, để có thêm cơ sở xem xét khoản nào nên duy trì hoặc rà soát.

Ít sử dụng là tín hiệu cần kiểm tra

Một công cụ ít được mở chưa chắc không cần thiết: có phần mềm chỉ dùng vào kỳ báo cáo hoặc phục vụ nhiệm vụ chuyên biệt. Vì vậy, nên trao đổi với người phụ trách, kiểm tra chu kỳ sử dụng và nhu cầu của bộ phận trước khi quyết định điều chỉnh.

Một cách rà soát thực tế

Lập danh sách công cụ, số bản quyền, kỳ gia hạn, bộ phận phụ trách và nhu cầu nghiệp vụ. Đặt dữ liệu sử dụng cạnh danh sách này để chọn các khoản cần xác minh. Sau trao đổi, ghi lại quyết định giữ nguyên, điều chỉnh số lượng hoặc tiếp tục theo dõi cùng thời điểm kiểm tra lại.

Dữ liệu sử dụng bổ sung bằng chứng cho quyết định quản trị chi phí; tự nó chưa phản ánh toàn bộ giá trị hoặc hiệu quả đầu tư của phần mềm.

Đọc thêm kiến thức quản trị · Trao đổi nhu cầu báo cáo phần mềm