Thiết lập một lần. Việc lặp lại xuất hiện đúng lịch.
Báo cáo cuối ngày, kiểm kê hay những đầu việc theo tuần không cần bắt đầu lại bằng một lời nhắc thủ công. DearPulse giúp thiết lập người phụ trách, ngày trong tuần và hạn chót để công việc mới được sinh theo lịch, sẵn sàng cho đội ngũ tiếp nhận và xử lý.
Việc quen thuộc vẫn dễ bị quên khi phải giao lại bằng tay
Những vướng mắc quen thuộc khi công việc chưa có một cách theo dõi thống nhất.
Lặp lại thao tác giao việc
Cùng một nội dung báo cáo hoặc kiểm tra nhưng mỗi kỳ lại phải tạo và giao lại. Quản lý tốn thời gian cho thao tác hành chính thay vì theo dõi chất lượng thực hiện.
Phụ thuộc vào trí nhớ của người nhắc
Khi lịch bận hoặc người điều phối vắng mặt, đầu việc quen thuộc có thể chưa được giao đúng lúc. Người phụ trách không có một công việc rõ ràng để bắt đầu.
Khó theo dõi kết quả từng lần
Chỉ dùng một lời nhắc chung khiến kết quả các kỳ dễ lẫn nhau. Đội ngũ khó nhìn rõ lần nào đang làm, lần nào chờ duyệt và lần nào đã hoàn thành.
Biến lịch lặp lại thành từng công việc có thể theo dõi
DearPulse cho phép cấu hình công việc định kỳ với người phụ trách, ngày trong tuần và hạn chót. Khi đến lịch, hệ thống tạo công việc mới để người nhận cập nhật trạng thái, nộp kết quả và theo dõi trong luồng xử lý chung.
Mỗi lần phát sinh có một đầu việc cụ thể, giúp quản lý xem tiến độ và kết quả theo từng kỳ. Cơ chế sinh bù trong cửa sổ hợp lý hỗ trợ các tình huống hệ thống gián đoạn; việc kiểm tra cấu hình và kết quả thực tế vẫn cần được duy trì.
Video hướng dẫn: Thiết lập công việc định kỳ — xem từ 03:08
Ảnh chụp trực tiếp từ hệ thống DearPulse
Ảnh giao diện thực tế sẽ được bổ sung tại hai khung chờ bên dưới.
Khung ảnh 01 · Thiết lập lịch công việc định kỳ
Ảnh chụp thiết lập lịch công việc định kỳ sẽ được bổ sung tại đây.
Khung ảnh 02 · Công việc mới được sinh theo lịch
Ảnh chụp công việc mới được sinh theo lịch sẽ được bổ sung tại đây.
Giá trị mang lại cho người điều phối và người thực hiện
Những giá trị thiết thực để đội ngũ chủ động hơn trong công việc hằng ngày.
Giảm thao tác giao việc lặp lại
Thiết lập lịch và người phụ trách cho những đầu việc quen thuộc. Quản lý có thể tập trung hơn vào nội dung và kết quả thay vì lặp lại thao tác tạo việc.
Chủ động tiếp nhận việc thường kỳ
Người phụ trách có đầu việc cụ thể khi đến lịch, cùng hạn chót và thông tin liên quan. Việc thực hiện bớt phụ thuộc vào một tin nhắn nhắc riêng.
Theo dõi rõ từng kỳ thực hiện
Mỗi công việc phát sinh được cập nhật và nghiệm thu theo luồng chung. Tiến độ và kết quả được nhìn theo từng lần thay vì gộp vào một yêu cầu kéo dài.
Từ lịch lặp lại đến công việc thực sự được theo dõi
Các năng lực gắn với bối cảnh vận hành, trách nhiệm và cách phối hợp của đội ngũ.
01 · Lịch gắn với trách nhiệm và hạn chót
Thiết lập không chỉ là lời nhắc về một ngày trong tuần. Công việc mới có người phụ trách và hạn chót để đội ngũ tiếp nhận trong quy trình vận hành.
02 · Việc định kỳ dùng chung luồng giao và duyệt
Sau khi phát sinh, công việc được cập nhật, nộp kết quả và chờ xác nhận như các việc khác. Tự sinh việc không có nghĩa là tự xác nhận hoàn thành.
03 · Có cơ chế sinh bù khi gián đoạn
Tính năng hiện có mô tả việc sinh bù trong cửa sổ hợp lý khi hệ thống gián đoạn. Cần đối chiếu tình huống cụ thể và cấu hình khi kiểm tra các kỳ phát sinh.
Đầy đủ công cụ để tổ chức việc lặp lại theo lịch
Các công cụ hỗ trợ người phụ trách và quản lý theo dõi công việc trong cùng một hệ thống.
Thiết lập nội dung định kỳ
Chuẩn bị nội dung đầu việc thường xuyên để không phải tạo lại cùng một yêu cầu mỗi lần đến kỳ thực hiện.
Chọn ngày trong tuần
Thiết lập các ngày phù hợp nhịp vận hành đã xác định. Lịch này là cơ sở để hệ thống sinh công việc mới.
Xác định người phụ trách
Gắn trách nhiệm từ lúc cấu hình để công việc phát sinh được chuyển tới đúng người cần thực hiện.
Đặt hạn chót
Thiết lập thời điểm cần hoàn thành để người nhận có mốc bàn giao và quản lý theo dõi tiến độ của việc đã sinh.
Tự sinh công việc mới
Đến lịch, hệ thống tạo đầu việc mới theo cấu hình. Công việc xuất hiện trong luồng theo dõi chung để được cập nhật và xử lý.
Theo dõi và nghiệm thu từng lần
Xem trạng thái, ghi chú và kết quả của từng việc phát sinh. Kết quả cần được duyệt hoặc yêu cầu sửa theo quy trình giao việc.
Tổ chức công việc định kỳ trong 3 bước
Bắt đầu bằng thông tin rõ ràng, duy trì cập nhật và theo dõi kết quả thực tế.
01 · Chuẩn bị lịch và trách nhiệm
Xác định nội dung cần lặp lại, người phụ trách, ngày trong tuần và hạn chót phù hợp với nhịp vận hành.
02 · Tiếp nhận việc được sinh theo lịch
Khi đến lịch, kiểm tra công việc mới và thông tin bàn giao. Người phụ trách bắt đầu xử lý, cập nhật trạng thái và ghi chú theo thực tế.
03 · Theo dõi kết quả từng kỳ
Rà soát tiến độ và nghiệm thu kết quả. Kiểm tra lại cấu hình khi trách nhiệm hoặc nhịp vận hành thay đổi để lịch tiếp tục phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Không cần tạo lại từng lần khi đã cấu hình công việc định kỳ với người phụ trách, ngày trong tuần và hạn chót. Hệ thống sinh công việc mới theo lịch đã thiết lập.
Để việc lặp lại không phải bắt đầu bằng một lời nhắc tay
Khám phá cách DearPulse giúp tổ chức công việc thường kỳ, phân rõ trách nhiệm và theo dõi kết quả từng lần thực hiện.