Một ngày làm việc ngắn hơn nhưng thời gian hoạt động hữu ích lại tăng. Nhân viên dùng AI nhiều hơn, trao đổi nhiều hơn, xử lý nhiều đầu việc hơn. Nghe có vẻ đây là bức tranh năng suất lý tưởng. Nhưng dữ liệu mới cho thấy một mặt trái: khả năng duy trì những khoảng làm việc không bị ngắt quãng đang giảm.
Trong báo cáo State of the Workplace 2026, ActivTrak Productivity Lab phân tích hơn 443 triệu giờ hoạt động làm việc số của 163.638 người lao động tại 1.111 tổ chức, thu thập trong giai đoạn 2023–2025. Theo cách phân loại của nền tảng, giờ làm việc hữu ích tăng 5%, lên trung bình 6 giờ 36 phút mỗi ngày, dù độ dài ngày làm việc giảm khoảng 2%. Cùng thời gian, hoạt động cộng tác tăng 34%, đa nhiệm tăng 12%, còn tỷ lệ thời gian tập trung giảm từ 63% xuống 60% [1].
Vấn đề đáng quan tâm không phải là nhân viên ngày càng lười tập trung. Vấn đề là cách tổ chức công việc có thể đang thúc đẩy nhiều hoạt động hơn, nhưng khiến những khoảng tư duy liền mạch trở nên hiếm hơn.
Xu hướng thời gian hữu ích và tập trung theo nghiên cứu ActivTrak 2026.
1. 443 triệu giờ dữ liệu cho thấy nghịch lý gì?
Điểm đáng chú ý đầu tiên là “productive time” của ActivTrak được xác định dựa trên thời gian sử dụng ứng dụng và website được phân loại là phục vụ công việc. Nó không phải phép đo trực tiếp sản lượng hay chất lượng đầu ra. Một nhân viên làm việc trên phần mềm chuyên môn nhiều giờ có thể đang xử lý công việc quan trọng, nhưng cũng có thể đang sửa lỗi hoặc nhập lại dữ liệu.
Theo báo cáo, một phiên tập trung trung bình giảm từ 14 phút 23 giây năm 2023 xuống 13 phút 7 giây năm 2025, tương ứng mức giảm khoảng 9%. “Focus efficiency” — tỷ trọng thời gian hoạt động số được xem là tập trung — giảm từ 63% xuống 60%. Trong khi đó, thời gian cộng tác tăng tới 52 phút/ngày và thời gian đa nhiệm đạt khoảng 1 giờ 33 phút/ngày [1].
Các con số không có nghĩa nhân viên chỉ có thể tập trung 13 phút. Chúng mô tả độ dài trung bình của một phiên hoạt động không bị ngắt quãng theo định nghĩa nghiên cứu. Tập trung ngoài màn hình, mức độ khó của nhiệm vụ và chất lượng sản phẩm không được phản ánh đầy đủ chỉ bằng chỉ số này.
Dù có giới hạn, xu hướng vẫn đáng để quản lý chú ý. Nếu nhân viên phải luân phiên giữa họp, chat, email và nhiệm vụ chuyên môn, thời gian dành cho mỗi chuỗi tư duy có thể bị chia nhỏ. Hệ quả tiềm tàng là phải đọc lại tài liệu, dựng lại bối cảnh, điều chỉnh ưu tiên hoặc đẩy việc khó sang cuối ngày. Đây là những giả thuyết cần kiểm chứng tại từng doanh nghiệp, chứ không phải hệ quả đã được chứng minh nhân quả từ số liệu tổng hợp của ActivTrak.
2. Công ty nào đã thử tối ưu sự tập trung, bằng cách gì?
Một trong những trường hợp có dữ liệu trực tiếp nhất lại đến từ chính ActivTrak, công ty phát triển nền tảng phân tích hoạt động làm việc. Năm 2021, khi vận hành theo mô hình ưu tiên làm việc từ xa, công ty thử nghiệm chính sách Focus Fridays: giảm họp nội bộ vào thứ Sáu để nhân viên có thời gian xử lý công việc độc lập [2].
Nhưng thay vì mặc định chính sách mới hiệu quả, ActivTrak đo lại hoạt động thực tế. Công ty nhận ra một ngày “không họp” cố định chưa chắc phù hợp với nhu cầu của từng nhóm. Giữa năm, họ chuyển sang các khối tập trung khoảng bốn giờ do team chủ động sắp xếp, kết hợp trạng thái Slack “away” và các lịch hẹn “Focus Time” để đồng nghiệp tôn trọng khoảng thời gian này.
Một phân tích thử nghiệm khác của ActivTrak ghi nhận các team dành những Focus Blocks hằng ngày có trung bình thêm một giờ thời gian làm việc hữu ích mỗi ngày, trong khi nhóm chọn một ngày tập trung nguyên vẹn chỉ tăng khoảng 0,4 giờ [3]. Đây là so sánh thực hành nội bộ, không phải thí nghiệm ngẫu nhiên đủ để quy kết toàn bộ khác biệt cho lịch tập trung.
Kết quả sau thay đổi của ActivTrak
Trong bài tổng kết năm 2021, ActivTrak công bố hai kết quả: thời lượng phiên tập trung tăng từ 11,2 lên 14,1 phút; thời gian chuyển đổi ngữ cảnh và xao nhãng giảm từ trung bình 56 xuống 40 phút/người/ngày [2].
Thay đổi trong dữ liệu thực hành nội bộ ActivTrak năm 2021.
Cần phân biệt kết quả: đây là bằng chứng về sự thay đổi nhịp làm việc mà công ty ghi nhận trong cùng năm. Nguồn không cung cấp phép đo đáng tin cậy cho thấy doanh thu hoặc chất lượng sản phẩm tăng bao nhiêu nhờ riêng Focus Blocks. Đồng thời, hai chỉ số có thể chịu ảnh hưởng bởi những thay đổi vận hành khác diễn ra trong năm.
Điểm đáng học là cách công ty áp dụng một vòng lặp quản trị: thử nghiệm quy tắc làm việc → quan sát dữ liệu → hỏi ý kiến nhân viên → điều chỉnh quy tắc → tiếp tục theo dõi. Không phải cứ cấm họp là năng suất tăng; vấn đề là tìm cách bảo vệ thời gian cần tập trung mà vẫn duy trì phối hợp hiệu quả.
3. Vì sao quản lý không nên chỉ yêu cầu “tập trung hơn”?
Số liệu ActivTrak 2026 cho thấy thời gian cộng tác tăng 34% và đa nhiệm tăng 12% trong giai đoạn 2023–2025; đồng thời tỷ lệ thời gian tập trung giảm còn 60% [1]. Những biến động cùng thời kỳ này không tự chứng minh quan hệ nhân quả. Nhưng chúng cho thấy phải quan sát cách công việc được tổ chức, thay vì chỉ yêu cầu nhân viên tập trung hơn.
Có ít nhất ba nguyên nhân cần tách biệt khi dữ liệu tập trung thấp.
Gián đoạn từ giao tiếp: tin nhắn, thông báo hoặc họp chen vào giữa các nhiệm vụ có chiều sâu. Giải pháp là phân loại mức độ khẩn, gom trao đổi không khẩn và đặt khung giờ hạn chế làm phiền.
Gián đoạn từ ưu tiên: nhân viên mở quá nhiều việc cùng lúc vì nhiệm vụ mới được thêm liên tục mà việc cũ không bị lùi. Giải pháp là xác định ưu tiên rõ ràng và giới hạn số công việc đang xử lý đồng thời.
Gián đoạn từ quy trình: nhân viên phải rời nhiệm vụ để tìm file, chờ duyệt, hỏi trạng thái hoặc thực hiện thao tác thủ công. Trong trường hợp này, chỉ tắt thông báo không đủ; cần cải thiện luồng công việc.
Vì vậy, tăng Focus Time không nên trở thành KPI bắt buộc giống nhau cho mọi bộ phận. Sales, chăm sóc khách hàng và điều phối có nhu cầu phối hợp liên tục; Marketing, kỹ thuật hoặc phân tích có thể cần những khoảng làm việc sâu dài hơn. Tốt nhất là đo theo nhóm vai trò và đối chiếu chất lượng đầu ra.
Ba nhóm gián đoạn cần được phân biệt trước khi chọn cách cải thiện.
4. Ứng dụng bài học vào doanh nghiệp Việt Nam với DearPulse
Điều có thể học từ ActivTrak là phải nhìn thấy vấn đề trước khi áp dụng giải pháp, rồi đánh giá lại bằng dữ liệu. Với DearPulse, doanh nghiệp có thể tiếp cận bài toán ở hai lớp đã được giới thiệu trên website sản phẩm: dữ liệu hoạt động/thời gian và dữ liệu công việc/tiến độ [4].
Ở lớp hoạt động, các thông tin về thời gian sử dụng ứng dụng, thời gian làm việc và xu hướng phân bổ thời gian có thể gợi ý khung giờ nào thường bị phân mảnh. Phân loại ứng dụng cần phù hợp đặc thù vị trí, tránh mặc định chat hoặc hội họp luôn là hoạt động không hữu ích.
Ở lớp công việc, quản lý theo dõi nhiệm vụ nào đang chậm, ai chịu trách nhiệm, tiến độ ra sao và kết quả đã được hoàn thành, duyệt hay chưa. Đây là lớp đối chiếu cần thiết: nếu thời gian tập trung tăng nhưng công việc vẫn chậm, phải tiếp tục kiểm tra yêu cầu, quy trình và chất lượng đầu ra.
DearPulse giúp cá nhân nhìn lại điểm hiệu suất, nhịp tập trung và phân bổ thời gian.
Đối chiếu dữ liệu thời gian với trạng thái và kết quả công việc trên DearPulse.
Khi triển khai, doanh nghiệp cần xác nhận nhóm chức năng có trên phiên bản đang sử dụng và thống nhất cách đọc dữ liệu theo từng vai trò. Việc cải thiện cần được đánh giá qua cả nhịp làm việc lẫn kết quả nhiệm vụ.
5. Bằng chứng hiện có cho phép kết luận đến đâu?
Theo State of the Workplace 2026, độ dài ngày làm việc trung bình của mẫu khảo sát giảm từ 8 giờ 53 phút năm 2023 xuống 8 giờ 44 phút năm 2025, trong khi thời gian dùng các ứng dụng được phân loại phục vụ công việc tăng lên 6 giờ 36 phút/ngày. Mức tăng này không phải dữ liệu trực tiếp về sản lượng kinh doanh [1].
Trong nghiên cứu nội bộ ActivTrak năm 2021, thời lượng phiên tập trung tăng từ 11,2 phút lên 14,1 phút, còn thời gian chuyển đổi ngữ cảnh và xao nhãng giảm từ 56 xuống 40 phút/người/ngày [2]. Một phân tích khác ghi nhận nhóm áp dụng Focus Blocks hằng ngày tăng trung bình 1 giờ làm việc hữu ích/ngày, so với mức tăng 0,4 giờ ở nhóm dành trọn một ngày để tập trung [3].
Các kết quả này phản ánh chỉ số hoạt động số và thói quen làm việc mà ActivTrak đo được. Hai nguồn không công bố phép đối chứng cho thấy riêng sự thay đổi Focus Time làm doanh thu, sản lượng hoặc chất lượng công việc tăng bao nhiêu. Vì vậy, bài học có chứng cứ là cần đánh giá nhịp làm việc bằng dữ liệu và kiểm tra thêm đầu ra trước khi khẳng định lợi ích kinh doanh.
Khi đánh giá hiệu quả sử dụng DearPulse, doanh nghiệp cần kết nối báo cáo thời gian với nhiệm vụ, tiến độ và kết quả đang được ghi nhận trên hệ thống. Mức cải thiện thực tế cần được kiểm chứng trong bối cảnh triển khai, thay vì mặc định từ kết quả của một công ty khác.
Kết luận: Thời gian tập trung là một nguồn lực phải được thiết kế, không chỉ được yêu cầu
Dữ liệu ActivTrak cho thấy thời gian hoạt động hữu ích có thể tăng trong khi thời lượng phiên tập trung giảm. Kinh nghiệm nội bộ của chính ActivTrak cho thấy chính sách bảo vệ thời gian làm việc cần linh hoạt theo team và được điều chỉnh bằng dữ liệu thực tế.
Bài học cho doanh nghiệp Việt Nam không phải “mọi nhân viên phải đạt ba giờ Deep Work/ngày”. Bài học là xác định thời gian đang bị phân mảnh ở đâu, bảo vệ khoảng tập trung cần thiết và chứng minh cải thiện qua kết quả công việc. DearPulse có thể đóng vai trò hỗ trợ đối chiếu dữ liệu nhịp làm việc với quản lý nhiệm vụ; quyết định tối ưu vẫn cần sự tham gia của nhân viên và người quản lý.
Hãy chọn một phòng ban và đo đồng thời nhịp làm việc, tiến độ và chất lượng công việc trong 30 ngày, trước khi đặt thêm KPI hoặc yêu cầu nhân viên tăng giờ làm.
Nguồn và giới hạn
-
[1] ActivTrak Productivity Lab, State of the Workplace 2026, dữ liệu 2023–2025
-
[3] ActivTrak, Why Workplace Analytics Are Critical No Matter Where People Work
Phạm vi diễn giải: Nghiên cứu sử dụng dữ liệu từ người dùng nền tảng ActivTrak, không đại diện thống kê cho toàn bộ người lao động Việt Nam. Các chỉ số hoạt động số không đo trực tiếp chất lượng công việc; số liệu khách hàng ActivTrak không phải kết quả sử dụng DearPulse.
