Kế hoạch ngày giúp dành thời gian cho việc quan trọng

Chọn ưu tiên phù hợp, dành một khoảng tập trung và nhìn lại tiến độ giúp công việc quan trọng tiến triển giữa các đầu việc phát sinh.

Những việc nhỏ có thể chiếm hết một ngày

Buổi sáng, bạn dự định hoàn thành một bản kế hoạch. Sau đó là tin nhắn cần trả lời, tài liệu cần tìm và cuộc họp phát sinh. Đến cuối ngày, bạn đã xử lý nhiều việc nhưng bản kế hoạch vẫn nằm ở đầu danh sách.

Một danh sách dài chưa chắc giúp bạn biết nên làm gì trước. Điều cần làm rõ là công việc nào tạo ra tiến triển quan trọng nhất hôm nay và bạn sẽ dành thời gian nào cho việc đó.

Chọn ưu tiên trước khi bắt đầu

Kế hoạch ngày trong DearPulse giúp người dùng chọn những công việc quan trọng từ module Công việc. Thay vì đi lần lượt qua mọi đầu việc, bạn xác định nhiệm vụ cần tiến triển trong ngày và có một điểm bắt đầu rõ ràng.

Có thể chọn một vài ưu tiên vừa sức với lịch thực tế. Chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh cần hoàn thành báo giá, gọi lại khách hàng và cập nhật thông tin sau buổi tư vấn. Báo giá cần xử lý kỹ sẽ được dành một khoảng riêng, còn những việc trao đổi ngắn có thể sắp xếp xung quanh.

Trong video, nút “Tập trung” được giới thiệu trong mạch lựa chọn và bắt đầu xử lý một công việc. Ý nghĩa của thao tác này là hướng sự chú ý vào nhiệm vụ đã chọn. Để khoảng thời gian đó có chất lượng, người dùng cũng cần chuẩn bị tài liệu, làm rõ đầu ra và chủ động sắp xếp các trao đổi liên quan.

Kết hợp ưu tiên với thời điểm làm việc phù hợp

Nếu dữ liệu cho thấy bạn thường tập trung tốt vào một khung giờ nhất định, có thể dành thời điểm đó cho việc cần suy nghĩ sâu. Các công việc ngắn hoặc trao đổi thường xuyên được bố trí vào khoảng phù hợp với tính chất công việc.

Ví dụ, thay vì mở bản đề xuất rồi liên tục chuyển sang chat, bạn dành một khoảng để hoàn thành phần phân tích. Kết thúc khoảng đó, kiểm tra phần việc đã đạt được và xử lý những trao đổi tiếp theo.

Cuối ngày cần nhìn lại điều đã hoàn thành

DearPulse có thao tác đánh dấu “Đã xong” hoặc “Dời sang mai” trong Kế hoạch ngày. Việc nhìn lại giúp bạn cập nhật tiến độ và nhận ra những nhiệm vụ thường xuyên bị dời.

Nếu một công việc liên tục chưa xong, có thể cần chia nhỏ, bổ sung thông tin hoặc trao đổi lại ưu tiên. Kế hoạch ngày có giá trị khi giúp bạn hiểu khả năng thực hiện của mình và tổ chức ngày tiếp theo hợp lý hơn.

Xem video để bắt đầu một ngày có ưu tiên rõ ràng và dành thời gian cho công việc quan trọng.