Nhân viên luôn bận nhưng công việc vẫn chậm. Các phòng ban liên tục họp, cập nhật báo cáo và xử lý yêu cầu phát sinh nhưng kết quả cuối tháng không cải thiện tương ứng.
Vấn đề có thể không nằm ở việc nhân viên thiếu cố gắng, mà ở chỗ doanh nghiệp chưa nhìn thấy thời gian đang được sử dụng như thế nào, công việc đang tắc ở đâu và nguồn lực có được phân bổ hợp lý hay không.
Hiểu đúng hiệu suất làm việc là gì giúp nhà quản lý tránh đánh đồng sự bận rộn với kết quả, đồng thời có cơ sở để cải thiện cách giao việc, phân bổ nguồn lực và đánh giá nhân viên.
Hiệu suất làm việc là gì?
Hiệu suất làm việc là mức độ một cá nhân hoặc đội nhóm tạo ra kết quả so với thời gian, chi phí và nguồn lực đã sử dụng.
Có thể hiểu đơn giản: hiệu suất làm việc phản ánh khả năng hoàn thành đúng công việc, đúng thời hạn và với mức sử dụng nguồn lực hợp lý.
Công thức tham khảo:
Hiệu suất = Kết quả đầu ra / Nguồn lực đầu vào
Trong đó, kết quả đầu ra có thể là doanh thu, số đơn hàng, hồ sơ hoàn thành hoặc công việc đúng hạn; nguồn lực đầu vào có thể là thời gian, nhân sự, chi phí và công cụ được sử dụng.
Tuy nhiên, hiệu suất không chỉ được đánh giá bằng số lượng. Doanh nghiệp còn cần xem xét chất lượng, tỷ lệ sai sót, thời gian hoàn thành và giá trị mà kết quả tạo ra.
Ví dụ về hiệu suất làm việc
Hai nhân viên kế toán cùng xử lý 50 hồ sơ trong một tháng. Nhân viên A chỉ có 2 hồ sơ phải chỉnh sửa và hoàn thành đúng hạn. Nhân viên B có 15 hồ sơ phải sửa, thường xuyên chậm deadline và phải làm thêm giờ.
Nếu chỉ nhìn vào số lượng, hai người có năng suất tương đương. Nhưng xét về chất lượng, thời gian và nguồn lực, nhân viên A có hiệu suất cao hơn.
Hiệu suất, năng suất và hiệu quả khác nhau như thế nào?
Ba khái niệm này có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.
| Khái niệm | Câu hỏi chính | Ví dụ |
|---|---|---|
| Năng suất | Làm được bao nhiêu? | 50 cuộc gọi mỗi ngày |
| Hiệu suất | Kết quả tạo ra so với nguồn lực như thế nào? | 10 cuộc hẹn từ 50 cuộc gọi |
| Hiệu quả | Công việc có đạt đúng mục tiêu không? | Các cuộc hẹn tạo ra doanh thu |
Ví dụ, một nhân viên Sales thực hiện 100 cuộc gọi nhưng chỉ tạo ra 2 cuộc hẹn. Một nhân viên khác thực hiện 60 cuộc gọi nhưng tạo ra 10 cuộc hẹn phù hợp.
Người thứ nhất có năng suất hoạt động cao hơn. Người thứ hai có hiệu suất tốt hơn vì tạo ra nhiều kết quả giá trị hơn với ít hoạt động hơn.
Dấu hiệu doanh nghiệp đang có hiệu suất làm việc thấp
Doanh nghiệp nên xem xét lại cách vận hành khi xuất hiện các dấu hiệu sau:
- Nhân viên luôn báo bận nhưng công việc vẫn chậm.
- Quản lý phải liên tục hỏi và nhắc tiến độ.
- Nhiệm vụ thường xuyên phải chỉnh sửa nhiều lần.
- Nhân viên làm thêm giờ nhưng kết quả không tăng tương ứng.
- Báo cáo được tổng hợp thủ công vào cuối ngày hoặc cuối tuần.
- Một số nhân sự quá tải trong khi những người khác không có đủ việc.
- Lãnh đạo nhìn thấy kết quả thấp nhưng không xác định được nguyên nhân.
Trong nhiều trường hợp, hiệu suất thấp không hoàn toàn do nhân viên. Nguyên nhân có thể đến từ việc giao việc không rõ ràng, quy trình phê duyệt quá dài, thời gian bị phân tán hoặc doanh nghiệp chưa có hệ thống theo dõi dữ liệu thống nhất.
Xem thêm: Phần mềm theo dõi máy tính nhân viên: So sánh 5 giải pháp phổ biến.
Cách đo lường hiệu suất làm việc
Không nên đánh giá hiệu suất chỉ bằng số giờ làm việc hoặc số lượng nhiệm vụ. Doanh nghiệp cần kết hợp bốn nhóm dữ liệu.
Kết quả công việc — số nhiệm vụ hoàn thành, doanh thu hoặc số đơn hàng, số hồ sơ được xử lý, số khách hàng được phục vụ.
Chất lượng đầu ra — tỷ lệ sai sót, tỷ lệ phải làm lại, số lần khách hàng khiếu nại, mức độ đáp ứng tiêu chuẩn.
Tiến độ và thời gian — tỷ lệ công việc đúng hạn, thời gian hoàn thành trung bình, thời gian tập trung, thời gian chờ phê duyệt, số giờ làm thêm.
Mức độ sử dụng nguồn lực — khối lượng công việc trên mỗi nhân viên, thời gian dành cho họp và báo cáo, thời gian sử dụng ứng dụng phục vụ công việc, chi phí để tạo ra một kết quả.
Ví dụ, một nhân viên hoàn thành 90 trên 100 nhiệm vụ được giao có tỷ lệ hoàn thành 90%. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xem xét 90 nhiệm vụ đó có đúng hạn, đạt chất lượng và sử dụng thời gian hợp lý hay không.
DearPulse giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất như thế nào?
DearPulse là nền tảng giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động làm việc, quản lý nhiệm vụ và phân tích hiệu suất trên cùng một hệ thống.
Thay vì chờ nhân viên tổng hợp báo cáo cuối ngày, nhà quản lý có thể theo dõi dữ liệu vận hành trên dashboard tập trung.
Theo dõi thời gian làm việc và mức độ tập trung
DearPulse giúp doanh nghiệp ghi nhận thời gian làm việc, thời gian hoạt động và không hoạt động, khoảng thời gian tập trung, mức độ xao nhãng và xu hướng sử dụng thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng.
Dữ liệu này giúp nhà quản lý hiểu thời gian đang được phân bổ như thế nào, thay vì chỉ nhìn vào việc nhân viên có mặt đủ tám giờ hay không.
Phân tích ứng dụng và website được sử dụng
DearPulse tổng hợp các ứng dụng và website được sử dụng trong thời gian làm việc. Hoạt động có thể được phân loại theo đặc thù từng vị trí. Ví dụ, mạng xã hội có thể không liên quan đến công việc kế toán nhưng lại là công cụ cần thiết đối với bộ phận Marketing.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá dữ liệu theo đúng bối cảnh công việc, tránh kết luận chỉ dựa trên tên ứng dụng.
Giao việc và theo dõi tiến độ
DearPulse giúp quản lý tập trung nội dung công việc, người phụ trách, deadline, trạng thái nhiệm vụ, công việc đã hoàn thành và công việc có nguy cơ chậm.
Nhà quản lý không cần liên tục nhắn hỏi từng nhân viên mà vẫn có thể biết nhiệm vụ đang ở giai đoạn nào.
Kết nối hoạt động với kết quả công việc
Điểm quan trọng của DearPulse là kết nối dữ liệu hoạt động với tiến độ nhiệm vụ. Khi một công việc bị chậm, nhà quản lý có thể phân tích nguyên nhân: nhân viên đang phụ trách quá nhiều nhiệm vụ, thời gian bị phân tán giữa nhiều hoạt động, công việc thường xuyên bị gián đoạn, nhiệm vụ chưa được giao rõ ràng, quy trình có nhiều khoảng chờ hoặc nguồn lực chưa được phân bổ phù hợp.
Nhờ đó, DearPulse không chỉ cho biết công việc đang chậm mà còn cung cấp dữ liệu để doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân phía sau.
Tổng hợp dữ liệu trên dashboard quản trị
Dữ liệu được tổng hợp theo nhân viên, phòng ban, khoảng thời gian, công việc, xu hướng hiệu suất và hoạt động cần kiểm tra.
CEO và trưởng phòng có thể theo dõi tình hình vận hành trên một màn hình, kể cả khi không có mặt tại văn phòng thông qua giao diện web mobile.
Phát hiện các hoạt động bất thường
Bên cạnh hiệu suất, DearPulse hỗ trợ ghi nhận và cảnh báo một số hoạt động có dấu hiệu bất thường liên quan đến thiết bị, ứng dụng, website hoặc dữ liệu. Những sự kiện này được lưu lại để nhà quản lý hoặc bộ phận IT kiểm tra khi cần thiết.
DearPulse giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất bằng cách nào?
DearPulse giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý bằng cảm nhận sang quản trị dựa trên dữ liệu.
Thông qua dữ liệu về thời gian, hoạt động và công việc, nhà quản lý có thể phát hiện nhiệm vụ có nguy cơ chậm, xác định nhân viên hoặc phòng ban đang quá tải, giảm thời gian tổng hợp báo cáo thủ công, điều chỉnh cách phân bổ công việc, nhận diện hoạt động đang tiêu tốn nhiều thời gian, đánh giá hiệu suất có thêm cơ sở, theo dõi vận hành từ xa và phát hiện điểm nghẽn trước khi ảnh hưởng đến kết quả chung.
DearPulse không thay thế hoàn toàn đánh giá của nhà quản lý. Dữ liệu từ hệ thống cần được kết hợp với chất lượng đầu ra, đặc thù vị trí và bối cảnh thực tế.
Một số cách cải thiện hiệu suất làm việc
Bên cạnh việc sử dụng công cụ đo lường, doanh nghiệp cần:
- Giao việc rõ nội dung, người phụ trách, deadline và tiêu chuẩn đầu ra.
- Tập trung nhiệm vụ trên một hệ thống thay vì nhiều nhóm chat và file riêng lẻ.
- Giảm các cuộc họp chỉ dùng để cập nhật tiến độ.
- Phân bổ khối lượng công việc theo năng lực và độ phức tạp.
- Sử dụng dữ liệu để cải thiện quy trình, không chỉ để tìm lỗi nhân viên.
Câu hỏi thường gặp
Hiệu suất làm việc cao có phải là làm được nhiều việc hơn không? Không. Hiệu suất còn phụ thuộc vào chất lượng, thời gian, chi phí và giá trị của công việc.
Làm thêm giờ có đồng nghĩa với hiệu suất cao không? Không. Làm thêm giờ kéo dài có thể phản ánh workload quá lớn, quy trình chưa tối ưu hoặc thời gian bị sử dụng chưa hợp lý.
Có nên đánh giá hiệu suất bằng thời gian hoạt động không? Thời gian hoạt động là một nguồn dữ liệu nhưng không nên là tiêu chí duy nhất. Doanh nghiệp cần kết hợp kết quả, chất lượng và tiến độ công việc.
Phần mềm có tự động đánh giá chính xác nhân viên không? Phần mềm giúp tổng hợp dữ liệu và phát hiện xu hướng. Quyết định cuối cùng vẫn cần được nhà quản lý xem xét dựa trên đặc thù từng vị trí.
Kết luận
Hiểu đúng hiệu suất làm việc là gì giúp doanh nghiệp tránh đánh đồng sự bận rộn với kết quả.
Hiệu suất chỉ được cải thiện khi nhà quản lý nhìn thấy công việc đang diễn ra như thế nào, thời gian được sử dụng vào đâu và điểm nghẽn thực sự nằm ở đâu. DearPulse giúp kết nối dữ liệu hoạt động, thời gian làm việc và tiến độ nhiệm vụ trên một dashboard tập trung. Qua đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở để phân bổ nguồn lực, cải thiện quy trình và đánh giá hiệu suất khách quan hơn.
